Kill your post-it : les tâches répétitives

En terme de communication associative, il y a quantité de choses à gérer. Si vous disposez d’un plan de communication, vous avez également réalisé un planning de vos tâches. Certaines ne doivent être faites qu’une seule fois, mais d’autres sont répétitives.

Ce sont généralement les tâches répétitives qui font perdre le plus de temps. On a tendance à les faire quand ça nous chante et à y passer plus ou moins de temps. Pourtant, avec une bonne gestion de ces tâches, il est possible de considérablement réduire le temps de travail et de gagner en efficacité.

Au risque d’en décevoir certains, la solution ne passe pas forcément par des post-its 😉 Elle passe par l’écriture de procédures.

Procédures et réseaux sociaux

La gestion des réseaux sociaux est particulièrement adaptée à la création de procédures. Pourquoi ? Parce qu’ils sollicitent de nombreuses tâches répétitives, bien évidemment 🙂 Et au fait, qu’est-ce qu’une procédure ? Un simple document découpé en 6 points, destiné à vous permettre d’optimiser la réalisation d’une tâche.

Pour illustrer ces propos, je vous propose de vous interroger. Si vous utilisez les réseaux sociaux pour votre association, vous pouvez faire un petit état des lieux du temps et de l’efficacité que vous perdez…

A quelle fréquence gérez-vous la page Facebook et/ou le Twitter de votre association ? (Avez-vous défini une fréquence, ou bien gérez-vous vos réseaux lorsque vous y pensez ?)
Combien de temps y passez-vous à chaque fois ? (Avez-vous défini un timing ou bien y accordez-vous un temps variable ?)
Avez-vous listé tous les types de tâches que vous avez à accomplir pour cette gestion ? (Ou bien faites-vous au feeling ?)
Répondez-vous aux objectifs que vous avez fixé à vos réseaux sociaux ? ( Et d’ailleurs, avez-vous pensé à vous fixer des objectifs clairs et mesurables ? )
Et enfin, disposez-vous d’un planning des tâches et de leur répartition pour la gestion de vos réseaux sociaux ? (Qui fait quoi et à quel moment ?)

Que pensez-vous de vos réponses ? Si vous pensez que ça manque de structuration, je vous propose de vous attarder sur cette histoire de procédures…

Comment rédiger une procédure ?

Attardons-nous sur l’exemple de Twitter, en détaillant les étapes de rédaction de la procédure, cette fois… Je pars du principe que vous connaissez les objectifs de vos tâches récurrentes, je n’y reviens donc pas. Voici donc les 6 étapes de l’écriture :

Pour commencer, choisissez une tâche répétitive. Exemple : Gestion du Twitter de l’association.
Listez les étapes nécessaires pour réaliser cette tâche. Exemple : ajout de 4 nouveaux followers, diffusion de 2 Tweets (1 amenant sur votre site web, 1 second qui transfère un Tweet de votre réseau, 1 troisième de votre choix), remerciements pour mentions et retweets.
Listez, pour chaque étape, les détails nécessaires à la réalisation. Exemple : choisir les 4 nouveaux comptes à suivre, en fonction des paramètres suivants → association, secteur culturel, localisée en région midi-Pyrénées.
Faites une estimation du temps maximum pour réaliser votre tâche. Exemple : tâche totale terminée en 15 mn
Définissez à quels moments doit être réalisée la tâche. Exemple : chaque jour (et le moment exact : à 11h par exemple, si vous voulez être plus précis).
Qui gère cette tâche : ici, la personne désignée, et la fréquence du roulement si roulement il y a.

Bien entendu, à vous d’organiser ces 6 points dans l’ordre que vous préférez. J’ajoute que cette liste peut être étoffée au besoin. Une fois votre procédure rédigée, vérifiez-là en la mettant en œuvre. Procédez aux ajustements, puis validez votre procédure. Datez-là car elle est susceptible d’évoluer. Vous saurez ainsi si elle nécessite d’être mise à jour. Vous pouvez également définir un délai de mise à jour (chaque année, chaque trimestre, chaque mois…).

Écrire permet de fixer les choses

Faites un listing de toutes vos tâches récurrentes et établissez des procédures pour chacune d’elles. Cela vous forcera à mettre noir sur blanc les tâches indispensables. En les écrivant, vous les structurez et les intégrez plus facilement.

Au départ, vous vous servirez de votre procédure, mais une fois intégrée, vous saurez la mettre en œuvre sans consulter votre document et gagnerez un temps précieux. Surtout, n’oubliez pas : le paramètre temporel est très important. Si vous vous êtes fixé à 15mn par jour pour votre tâche parce que vous savez qu’elle ne nécessite pas plus de temps si elle est bien accomplie, disciplinez-vous pour ne pas dépasser ce délai.

Enfin, pour la rédaction de vos procédures, utilisez un langage simple et direct. Elles doivent être parfaitement didactiques. Pas besoin d’en faire de la prose, ce n’est absolument pas le but ici…

Le mot de la fin : les procédures, en plus de vous faciliter la gestion des tâches récurrentes, peuvent être utiles au cas ou une tierce personne est amenée à vous remplacer… Pensez-y !

photo credit: Steve Bowbrick