Le travail à distance prend de plus en plus d’ampleur au sein des associations. Cela peut paraître paradoxal quand la plupart de nos structures véhiculent des valeurs de travail collaboratif, de lien social. Il est nécessaire de trouver un subtil équilibre entre efficacité et humanité, en s’adaptant à son contexte.

S’ils ne seront jamais aussi efficaces qu’un travail en équipe physique, les outils collaboratifs web à distance permettent, lorsqu’ils sont utilisés à bon escient et bien choisis, un gain de temps considérable. En particulier lorsque les personnes à réunir sont éloignées physiquement ou que les horaires de travail sont décalées (celles et ceux qui travaillent avec des groupes de travail bénévoles/salariés savent de quoi je parle !), les outils collaboratifs à distance peuvent être d’un grand secours.

Des outils collaboratifs à distance, oui ! Mais pour quels usages ?

Mais qu’on ne se méprenne pas, jamais je ne conseillerai de les utiliser « hors sol », il sera toujours nécessaire pour prendre les décisions de se voir, de discuter physiquement. Selon les cas, ils pourront être :

  • Des outils d’aide à la décision : cartographie mentale, document texte, tableur
  • Des outils d’aide à l’organisation / à la planification : agenda partagé, sondage, partage de fichiers
  • Des outils d’aide à la communication à distance : visioconférence, conférence téléphonique, messagerie instantanée

La liste des outils collaboratif de travail à distance est longue, très longue, trop longue… Difficile de s’y retrouver, sachant qu’il faut à chaque nouvel outil un temps d’adaptation, voir de formation, de partage avec ses collègues.

outils web collaboratifs de travail à distance gratuits pour les associations

Collaboration ©opensource.com licence CC BY-SA

Alors plutôt qu’une liste à la Prévert, je vais vous présenter ceux que j’utilise au quotidien, en mettant l’accent sur des outils gratuits uniquement. Je ne vais pas vous mentir, google occupe une bonne place dans ces outils utilisés au quotidien. Si la firme a une tendance malencontreuse à être intrusive pour vous proposer de la publicité ciblée, force est de constater que le service est de qualité.

Alors pour chaque outil commercial gratuit, je vous présenterai une alternative libre crédible et simple d’utilisation.

 

Les outils collaboratifs d’aide à l’organisation

Google drive / dropbox / framadrive

Stocker ses fichiers en ligne peut présenter une avantage indéniable : ils deviennent accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

Si ce peut être un avantage à titre individuel lorsqu’on est nomade, c’est un vrai plus pour le travail en équipe. Avec un peu de discipline, on peut ainsi trouver en temps réel la dernière version d’un document de travail ou bien des photos, diaporamas etc.

Ce stockage en ligne est un secteur devenu très concurrentiel en quelques années et le développement de ce mode de travail connait une croissance fulgurante. En version gratuite, les plus connus sont sans doute dropbox et google drive. Ils permettent de synchroniser un de vos dossiers sur votre disque dur avec un dossier en ligne. Ainsi, dès que vous ferez des changements sur votre répertoire local, le changement sera fait automatiquement dans le « cloud » (à distance).

Difficile de rivaliser en version libre sur ce type de service. Tout simplement parce qu’il nécessite des serveurs, de l’espace de stockage et donc des coûts de maintenance importants. Les fournisseurs « gratuits » se financent en réalité par la publicité.

Malgré tout, framasoft lance la contre attaque en proposant un service similaire, nommé framadrive. L’espace de stockage est limité (2 Go) et les fonctionnalités bien plus limitées, mais le principal est là : stocker vos fichiers en ligne et les partager avec d’autres personnes. Attention malgré tout, les comptes sont délivrés au compte goutte pour le moment, restez vigilants !

Doodle / Framadate

De plus en plus utilisé, vous avez probablement déjà « fait un doodle » pour planifier une réunion. Certains d’entre vous ont peut être même frôlé l’overdose quand ces sondages se multiplient et se croisent…

Mais savez vous qu’il existe une alternative libre et gratuite avec les mêmes fonctionnalités (ou presque) ?

Organiser des rendez-vous simplement, librement - Framadate

Framadate propose des sondages sur le même principe pour trouver un créneau de réunion ou répondre à un sondage simple. Vous n’avez plus qu’à partager le lien avec les personnes que vous souhaitez inviter et le tour est joué !

Il est même désormais possible de retrouver la liste de tous les sondages que l’on a créé grâce à son adresse courriel, chose qui manquait auparavant par rapport à son concurrent. Concurrent qui d’ailleurs proposait dans la version gratuite une synchronisation automatique avec vos calendriers partagés, mais ce n’est plus le cas… Il faut mettre la main à la poche désormais !

Organiser des rendez-vous simplement, librement Framadate

Personnellement, je ne vois plus aucune raison de continuer à utiliser doodle en version gratuite par rapport à framadate qui a l’avantage de ne pas collecter vos données ni vous inonder de publicités !

Google agenda

Les applications d’agenda sur ordinateur et smartphone sont nombreuses et efficaces, mais ça se corse quand il s’agit d’avoir un agenda partagé entre plusieurs personnes à distance.

En version gratuite, il n’y a guère que google agenda qui soit aujourd’hui facile à configurer et utiliser.

Des alternatives libres existent bien, comme webcalendar, mais ces solutions nécessitent d’installer le logiciel sur son serveur et de le configurer, il faut donc de solides connaissances techniques…

Cher lecteur, si tu connais une alternative à google agenda libre et facile d’utilisation, fais le nous savoir !

Les outils collaboratifs d’aide à la décision

Cartes mentales : Mindmup / framindmap

Les cartes mentales ou la cartographie d’information, vous connaissez ? Il s’agit d’une manière d’organiser des idées sous forme graphique. De multiples utilisations sont possibles. Certains utilisent même les cartes mentales pour prendre des notes !

Une utilisation collaborative est également possible et redoutablement efficace à condition de bien maîtriser le principe de la cartographie d’information. Elle peut alors devenir un outil d’aide à la décision intéressant, permettant d’organiser visuellement un brainstorming par exemple, ou de classer des atouts et inconvénients etc.

Cette utilisation collaborative est très usuellement (à juste titre) utilisée en réunion physique, servant de support à la discussion et la co-construction.
Mais une utilisation à distance est possible dans certains cas spécifiques. Pour amender, modifier, commenter une carte mentale déjà établie par exemple. Lors d’une conférence téléphonique, une utilisation à distance peut permettre à tous d’avoir la carte sous les yeux et de la faire évoluer.

Mindmup, libre, gratuit et facile d’utilisation permet de construire et partager des cartes mentales en ligne. Le gros avantage de ce service web, c’est que vous pouvez utiliser mindmup comme une application google drive et bénéficier ainsi du stockage et partage de vos productions par ce biais.

Pour des fonctionnalités plus avancées, une très bonne alternative : framindmap.

Documents collaboratifs en temps réel : google doc / framapad, framacalc

L’apparition de ce service a littéralement révolutionné ma manière de travailler à distance. Auparavant, il fallait envoyer un document de travail par courriel ou sur un espace de stockage en ligne. Les collaborateurs devaient alors télécharger le document, le modifier et le renvoyer. Ça peut ne pas paraître si complexe, sauf que lorsque vous êtes 5 ou 6 à modifier le documents et qu’il y a plusieurs aller-retour, ça devient un vrai casse tête pour se retrouver dans les différentes versions.

Aussi, impossible de travailler en même temps avec le document sous les yeux à distance en voyant les modifications en temps réel.

Mais ce temps est révolu avec l’apparition des « pad ». Google doc est le service le plus connu et le plus utilisé de loin, mais il existe de bonnes alternatives libres, tel que framapad ou titanpad.

Avec ces outils, vous pourrez modifier à plusieurs un même documents en étant à distance, en temps réel ou non.

Ces outils web incluent un système de révision et une messagerie instantanée pour plus d’efficacité. Mais bien sûr, il est plus simple d’utiliser un système de communication à distance comme la visioconférence en parallèle.

Framapad - Éditeur de texte collaboratif

L’avantage que vous apporteront google doc ou onedrive (microsoft) sur les équivalents libres, c’est la possibilité d’importer vos documents créés sur votre ordinateur en version modifiable en ligne, ainsi qu’un stockage en ligne et des options de partage avancées.

En gros, vous aurez accès aux mêmes services en libre, mais pas sous une solution centralisée « tout-en-un ». Mais un gros avantage du libre : pas besoin d’inscription lorsque vous créez un document.

NB : vous pouvez créer des documents de tout type avec ces solutions. Traitement de texte, tableur, diaporama, dessin, carte mentale…

Les outils collaboratifs de communication à distance

Tous ces outils sont très utiles, mais il faut bien souvent un complément indispensable : discuter autour de ces outils ! Rien de mieux que de se voir physiquement, mais quand ce n’est pas possible, les conférences téléphoniques et visioconférences devraient vous aider. Là aussi, des solutions gratuites et simples d’utilisation existent.

source Martin Grandjean licence CC-by-SA

source Martin Grandjean licence CC-by-SA

Visioconférence : Skype / jitsi

La visioconférence permet à des personnes éloignées de se voir et de s’entendre. Le nombre de convives est en théorie illimité, mais dans les faits, une large audience rendra votre réunion inaudible, sans parler des freins techniques.

Nous évoquerons ici les solutions internet uniquement.

La plus connue et la plus répandue : skype. Cette solution gratuite vous permet de passer des appels audio et video gratuitement à des personnes possédant ce même logiciel. Il possède également un système de messagerie instantanée. D’autres applications se sont développées ces dernières années avec l’avènement des smartphones, telles que viber, whatsapp ou line.

Mais toutes ne sont pas autant répandues et surtout toutes ne permettent pas de faire une visioconférence. Le plus gros inconvénient : il est nécessaire que tous vos interlocuteurs possèdent le même logiciel…

Mais une alternative libre intéressante pointe le bout de son nez, jitsi !

Pas besoin de logiciel, ni d’inscription, vous vous rendez à l’adresse https://meet.jit.si vous créez en un clic une « instance », vous envoyez l’adresse à vos contacts et le tour est joué ! Il vous faudra recréer une conférence à chaque fois, mais c’est vraiment très très simple et quasiment instantané.

outils collaboratifs libres pour les associations

Open ideas ©opensource.com CC BY-SA

Conférence téléphonique : OVH

Si vous n’avez pas besoin de l’image et que vous n’avez pas d’ordinateur, votre bon vieux téléphone peut vous permettre de faire une conférence téléphonique gratuitement !

Il existe pas mal de sites qui vous affirment la même chose, mais il s’agit en fait de numéros spéciaux et donc surtaxés ou au mieux au tarif local, mais jamais inclus dans votre forfait (même illimité).

Sauf le service que propose OVH (si vous en connaissez d’autres, partagez l’info ;). En vous rendant sur leur site, vous réservez moins de 24h à l’avance une « salle » de conférence. Un courriel vous est envoyé dans la foulée avec le numéro de téléphone et le code d’accès. Il vous suffit alors de partager ces coordonnées à vos contacts et le tour est joué.

L’avantage, c’est que c’est un numéro en 01, alors si vous appelez depuis une box, ce sera totalement gratuit !

Pour aller plus loin
Framasoft mène une campagne intéressante pour proposer des alternatives libres aux outils google et autres mastodontes d’Internet. J’utilise beaucoup de leurs outils. Ce projet très actif est prometteur. https://degooglisons-internet.org/

Et vous ? Quels outils collaboratifs (libres de préférence 🙂 utilisez vous au quotidien ? Partagez votre expérience !

By | 2017-10-27T13:48:40+00:00 2 février, 2016|Communication interne, Outils web|

About the Author:

Bénévole puis salarié depuis 2003 dans des associations de solidarité internationale, environnementales et d’insertion par l’activité économique, je m’intéresse plus spécifiquement à la stratégie de communication, aux technologies web et aux outils collaboratifs. Accessoirement, je suis blogueur/rédacteur voyage !